Finanzmanagement

Rundum-sorglos-Paket deckelt Kosten und schafft Servicequalität

Die Bewirtschaftung und Instandhaltung der Medizintechnik verschlingt in Kliniken Millionenbudgets, die sich nur schwer kalkulieren lassen. Nicht selten laufen Kosten während der Vertragslaufzeit aus dem Ruder, weil Leistungen und Schnittstellen nicht exakt beschrieben sind. Dem hat das Klinikum Wolfsburg jetzt einen Riegel vorgeschoben. Im Rahmen einer Neuausschreibung, die von einem externen Beratungsunternehmen begleitet wurde, hat sich das 547-Betten-Haus für ein Rundum-sorglos-Paket entschieden. Der neue Medizintechnikmanagementvertrag schließt nicht nur ein lückenloses Leistungsspektrum ein. Er spart dem Klinikum auch einen Millionenbetrag im Jahr

Drum prüfe, wer sich ewig bindet. Bei üblichen Vertragslaufzeiten zwischen fünf und zehn Jahren fällt jede Kleinigkeit, die bei der Bewirtschaftung von Geräteparks durch einen Dienstleister obendrauf kommt, ins Gewicht. Abgesehen davon können sich innerhalb einer Dekade Rechte und Pflichten für Medizinproduktebetreiber ändern. Auch Innovationssprünge, wie sie mit technischen Weiterentwicklungen und der Digitalisierung verbunden sind, bringen ursprünglich getroffene Leistungsvereinbarungen schnell an Grenzen, vor allem, wenn sie nicht detailliert beschrieben sind.

»Wir waren bei der ersten Ausschreibung durchaus guter Dinge«, sagt Andrea Franke, Abteilungsleiterin Einkauf, Materialwirtschaft und Logistik im Klinikum Wolfsburg. Man hätte im Nachhinein betrachtet seinerzeit aber durchaus klarere Regelungen und Zuständigkeiten in dem Vertrag treffen sollen, die im Laufe der Zeit zeit- und kostenintensive Zusatzbelastungen hätten vermeiden helfen können.

Thorsten Eckert

Kommunikation und Medien

Klinikum Wolfsburg

Schwachstellen beseitigen und das Medizintechnikmanagement fit für die Zukunft machen

Zuständigkeiten klar abgegrenzt

Gemäß Vergaberecht schrieb das Klinikum das externe Medizintechnik­management nach Auslaufen des Vertrages im September 2019 in Zusammenarbeit mit der Ausschreibungsstelle der Stadt Wolfsburg neu aus. Für Klinikumsdirektor Wilken Köster die Chance, Schwachstellen zu beseitigen und das Medizintechnikmanagement für zukünftige Themenstellungen fit zu machen. »Bei der Suche nach einem externen Dienstleister spielten für uns Themen im Bereich der Kritischen Infrastruktur (KRITIS) und des Medizinproduktebetreibergesetzes eine wichtige Rolle«, erläutert Köster und ergänzt: »Unser Ziel war es, hin zu einem Rundum-sorglos-Paket zu kommen, das die Zuständigkeiten zwischen Klinikum und Dienstleister – auch unter den aktuellen Gegebenheiten – klar abgrenzt und die Schnittstellen zwischen den Partnern reduziert. Außerdem wollten wir auch insgesamt wirtschaftlicher werden.«

Für diese Aufgabe holte sich Köster das Wiesbadener Beratungsunternehmen KHB an Bord. »Wir haben sehr schnell festgestellt, dass die Gesamtkosten für Bewirtschaftung und Instandhaltung über den marktüblichen Kosten lagen«, sagt KHB-Geschäftsführer Kai Hafermann. So stand im ersten Schritt die detaillierte Ist-Aufnahme aller Kosten und Fremdleistungen an. Außerdem wurden alle Schnittstellen eruiert und in der späteren Leistungsbeschreibung aufgenommen.

Ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb bildete den Rahmen für die europaweite Ausschreibung. Drei Verhandlungsrunden setzte KHB nach Öffnung der Angebote mit dem potenziellen neuen Dienstleister an. In den Verhandlungsrunden ging es darum, das Angebot zu schärfen, offene Fragen zu beantworten und sich gegenseitig – trotz Schutzmaske – besser kennenzulernen, so Hafermann.

DER WEG ZUM RUNDUM-SORGLOS-PAKET

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Ausschreibung
in Zusammenarbeit mit der Ausschreibungsstelle der Stadt Wolfsburg
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Anforderungen inhaltlich
KRITIS (Kritische Infrastruktur) und
Medizinproduktebetreibergesetz
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Anforderungen Prozess
klare Abrenzungen und Schnittstellen zwischen den Partnern
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Gesamtfokus
Spielraum für zukünftige Innovationen schaffen und trotzdem Wirtschaftlichkeit erhalten

Andrea Franke, Abteilungsleiterin Einkauf, Materialwirtschaft und Logistik

Andrea Franke, Abteilungsleiterin Einkauf, Materialwirtschaft und Logistik

Aufgaben als Werksvertragsleistung vergeben

Ende letzten Jahres erfolgte die Auftragsvergabe an Dräger TGM. Seit Januar 2021 kümmert sich das Lübecker Unternehmen unter neuen Vorzeichen um die Bewirtschaftung und Instandhaltung der Medizintechnik im Klinikum Wolfsburg. Die vertraglich vereinbarten Aufgaben wurden als Werkvertragsleistung vergeben. Dies habe den Vorteil, dass alle mit der Medizintechnik verbundenen Leistungen in einer »Full-Service-Pauschale« enthalten sind, erläutert Hafermann. Im Ergebnis erhalte man ein »schlüsselfertiges Haus« – in diesem Fall ein Dienstleistungspaket –, ohne jede Schraube im Detail beschreiben zu müssen. Inkludiert wurden in Wolfsburg unter anderem Versicherungsleistungen durch unsachgemäße Handhabung.

Schon jetzt zeichnen sich die Effekte des Dienstleisterwechsels ab. »Wir geben pro Jahr erkennbar weniger für die Bewirtschaftung aus als zuvor und haben einen sehr kompetenten Partner an unserer Seite«, kommentiert Franke. Die Kosten konnten über das neue Vertragskonstrukt um mehr als 30 Prozent gesenkt werden, so die Abteilungsleiterin des Einkaufs. Außerdem verliere man keine Zeit mit der Frage nach Zuständigkeiten.

SPÜRBARE EFFEKTE DES NEUEN VERTRAGSKONZEPTS

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Full-Service
komplettes Dienstleistungspaket
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Kostensenkung
mehr als 30 Prozent
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Klarheit
definierte Zuständigkeiten und Wege
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Schnelligkeit
schlanke Prozesse und zügige Abwicklung

Anmeldung und Hintergrund

Die Wege seien einfach schlanker und schneller. »Die erforderlichen Instandhaltungen erfolgen durchaus zügiger und Defekte an Geräten werden schneller behoben, was sich wiederum an der Verfügbarkeit bemerkbar macht«, erläutert Köster. Auch die Zusammenarbeit mit den beiden hauseigenen Technikern verlaufe reibungslos. Zudem sei das Störmeldemodul des neuen Dienstleisters in der Handhabung nutzerfreundlicher.

Das Geld, welches das Klinikum Wolfsburg für die Bewirtschaftung seiner Medizintechnik einspart, kann jetzt in Zukunftsinvestitionen fließen. »Wir haben gerade einen neuen 3-Tesla-Kernspintomographen in Betrieb genommen und erneuern einen 20 Jahre alten Linearbeschleuniger«, berichtet der Klinik-Chef, der beide Maßnahmen mit einem Gesamtvolumen von neun Millionen Euro beziffert. Zudem stehe in den kommenden Jahren eine umfassende Restrukturierung und Sanierung des Zentral-OPs auf dem Plan.

05 | 2021
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