Finanzmanagement

Digitale Rechnungs­bearbeitung: einfach und automatisiert

Eine Rechnung, die im Krankenhaus eingeht, geht in der Regel durch viele Hände und durchläuft verschiedenste Arbeitsschritte. Die Rechnungen müssen sortiert, die Daten mit Bestellungen abgeglichen, freigegeben, gebucht und schließlich müssen die Zahlungsströme genehmigt werden. Dazu durchlaufen die Rechnungen verschiedene Abteilungen. Dieser Prozess kann einige Zeit in Anspruch nehmen und hin und wieder auch dazu führen, dass Rechnungen kurzfristig nicht auffindbar sind. Eine mögliche Folge können Skontoverluste oder sogar Mahngebühren sein.

Immer mehr Unternehmen, und zunehmend auch Krankenhäuser, machen sich daher auf den Weg, diese auf Routinetätigkeiten basierenden Bearbeitungsprozesse zu automatisieren. So hat auch die Katholisches Klinikum Lünen/Werne GmbH im August 2016 eine digitale und automatisierte Lösung für die Rechnungsbearbeitung der drei Buchungskreise St.-Marien-Hospital, Lünen, St. Christophorus-Krankenhaus, Werne, sowie die St. Christophorus-Pflege GmbH, eingeführt.

Das ausgewählte System übernimmt den Geschäftsprozess vom Eingang der Rechnungen bis zur Bezahlung. Die Rechnungsbelege liegen jetzt in digitaler Form jederzeit aufrufbar im Buchungsbeleg vor. Die einzigen manuellen Tätigkeiten sind Vorsortierung, Befüllung des Einzug-Scanners und die Validierung der Daten.

Sobald eine Rechnung eingelesen ist, werden die Daten im Dokument durch eine OCR-Texterkennung eingelesen. Dabei handelt es sich um ein lernendes System, das nach und nach die verschiedenen Rechnungsformate den einzelnen Lieferanten zuordnen und die Daten aus den Rechnungen zuverlässig einlesen und verarbeiten kann. Im System können Berechtigungskonzepte und Genehmigungsstufen hinterlegt werden. Für berechtigte Mitarbeiter ist der aktuelle Bearbeitungsstand jeder Rechnung transparent und im ständigen Zugriff. Ein Ampelsystem weist auf offene Bearbeitungsstände und auch auf Fristen hin.

Christiane Hansmann

Leiterin der Buchhaltung

Katholisches Klinikum Lünen/Werne

Maria Kordes

Referentin Ökonomie

CLINOTEL-Krankenhausverbund

Dieses System ist momentan noch einmalig auf dem Markt

Von den Besten lernen

Im CLINOTEL-Krankenhausverbund kommen die Fachexperten aus den Mitgliedshäusern regelmäßig zum offenen und kollegialen Austausch zusammen. Christiane Hansmann, Leiterin der Buchhaltung in der Katholisches Klinikum Lünen/Werne GmbH, hat die Einführung der digitalen Rechnungsbearbeitung beim letzten Treffen der Expertengruppe Finanz- und Rechnungswesen vorgestellt.

Ein besonderer Vorteil der eingesetzten Software ist die automatische Prüfung von Konsiliarrechnungen. Rechnungen mit teilweise über 600 Positionen müssen nicht mehr manuell daraufhin geprüft werden, ob die aufgeführten Patienten wirklich stationär behandelt wurden oder ob es Wahlleistungs­patienten waren. Diese Prüfung übernimmt jetzt das Programm. Ein Ablehnungsschreiben über eventuell vorzunehmende Kürzungen wird ebenfalls automatisch vom Programm erstellt.

Darüber hinaus werden den Patienten automatisch die zur Buchung notwendigen Kostenstellen zugeordnet. Diese Buchungsdaten fließen dann automatisch in das Buchführungsprogramm (SAP/FI) ein. Das ist ein enormer Zeitgewinn. Christiane Hansmann schätzt die Vorteile des neuen Systems bei ihrer täglichen Arbeit und fasst den Nutzen zusammen: »Durch die Einführung des Systems konnten wir bereits einige Verbesserungspotenziale aufdecken und die Prozesse deutlich effizienter gestalten. Dieses System ist momentan noch einmalig auf dem Markt.«

Automatische digitale Rechnungsbearbeitung

Vorteile
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Minimierung des manuellen Aufwandes
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Entlastung von zeitraubenden Routinearbeiten
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Deutliche Beschleunigung des Bearbeitungsprozesses
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Ständige Transparenz der Rechnung und des zugehörigen Bearbeitungsstandes
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Geringere Fehler- und Reklamationsraten
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Automatischer Abgleich der Bankverbindung (Rechnung mit Kreditoren-Stammdaten)
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Optimierung zugehöriger Geschäftsprozesse
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Optimierung im Zahlungsmanagement und Finanzcontrolling
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Einsparung von Archivierungsplatz und -kosten
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Rechnungsversand der Lieferanten per Mail, dadurch weniger Scan-Aufwand und weniger Papier

05 | 2017
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