Digitale Rechnungs­bearbeitung: einfach und automatisiert

Eine Rechnung, die im Krankenhaus eingeht, geht in der Regel durch viele Hände und durchläuft verschiedenste Arbeitsschritte. Die Rechnungen müssen sortiert, die Daten mit Bestellungen abgeglichen, freigegeben, gebucht und schließlich müssen die Zahlungsströme genehmigt werden. Dazu durchlaufen die Rechnungen verschiedene Abteilungen. Dieser Prozess kann einige Zeit in Anspruch nehmen und hin und wieder auch dazu führen, dass Rechnungen kurzfristig nicht auffindbar sind. Eine mögliche Folge können Skontoverluste oder sogar Mahngebühren sein.

Immer mehr Unternehmen, und zunehmend auch Krankenhäuser, machen sich daher auf den Weg, diese auf Routinetätigkeiten basierenden Bearbeitungsprozesse zu automatisieren. So hat auch die Katholisches Klinikum Lünen/Werne GmbH im August 2016 eine digitale und automatisierte Lösung für die Rechnungsbearbeitung der drei Buchungskreise St.-Marien-Hospital, Lünen, St. Christophorus-Krankenhaus, Werne, sowie die St. Christophorus-Pflege GmbH, eingeführt.

Das ausgewählte System übernimmt den Geschäftsprozess vom Eingang der Rechnungen bis zur Bezahlung. Die Rechnungsbelege liegen jetzt in digitaler Form jederzeit aufrufbar im Buchungsbeleg vor. Die einzigen manuellen Tätigkeiten sind Vorsortierung, Befüllung des Einzug-Scanners und die Validierung der Daten.

Sobald eine Rechnung eingelesen ist, werden die Daten im Dokument durch eine OCR-Texterkennung eingelesen. Dabei handelt es sich um ein lernendes System, das nach und nach die verschiedenen Rechnungsformate den einzelnen Lieferanten zuordnen und die Daten aus den Rechnungen zuverlässig einlesen und verarbeiten kann. Im System können Berechtigungskonzepte und Genehmigungsstufen hinterlegt werden. Für berechtigte Mitarbeiter ist der aktuelle Bearbeitungsstand jeder Rechnung transparent und im ständigen Zugriff. Ein Ampelsystem weist auf offene Bearbeitungsstände und auch auf Fristen hin.